Ahora que faltan pocos días para que finalmente entre en vigencia el tratado de libre comercio (TLC), es esencial asegurarse de que usted cuenta con todos los sistemas necesarios para llevar récords o registros para sustentar que tiene derecho a los beneficios del tratado de libre comercio.

Armados con las previsiones del TLC que permiten acceso significativo a fábricas y otras instalaciones relacionadas con la exportación, el departamento de Aduanas y Protección de Fronteras de Estados Unidos (CBP en inglés), está listo para tocar la puerta de fábricas, para demostrar que está haciendo cumplir las reglas del tratado. En consecuencia, los fabricantes y exportadores deben estar preparados para satisfacer tanto a sus clientes como a los importadores que cuentan con que sus vendedores tengan la documentación para probar que los envíos califican para pasar libres de aranceles a través de fronteras y de oficiales de Estados Unidos con la responsabilidad de hacer que se cumpla la ley.

Con una amplia gama de reglas de origen aplicables a productos textiles y de confección, un primer paso es comprender a fondo qué regla se aplica a cuál producto. El segundo paso es tener récords o registros computarizados para cada envío que respaldan que se cumplió con cada requisito. El DR-CAFTA declara expresamente que tales registros deben guardarse durante cinco años.

La mayoría de las prendas estará sujeta a la regla de “hilaza en adelante”, lo cual significa que todos los pasos de producción del punto de formación de la hilaza en adelante, deben ocurrir dentro de los siete países participantes del TLC. Por tanto, para una falda de algodón, los documentos necesarios para comprobar que se cumplió con la regla de origen incluirían documentos del fabricante de la hilaza que demuestran dónde se produjo. Eso puede hacerse en forma de órdenes de compra y facturas que incluyen certificaciones del proveedor de que las hilazas fueron formadas en la región del TLC. En el caso que la fábrica que hace la falda compró tela que debía cumplir con la regla “a partir de la hilaza”, el vendedor de la tela tendría que presentar una certificación de que la hilaza se produjo en la región, basado en sus propios registros, así como un documento que establece el lugar donde se fabricó la tela, todo además de la orden de compra de la tela y la factura.

Los documentos de transporte que comprueban el movimiento de estos ingresos al punto de manufactura adicional - tales como la hilaza a la textilera o de la textilera a la fábrica de corte - son también registros “obligatorios”. También amerita retener los registros de inventario y bodega que documentan la recepción y el uso de hilazas y / o telas.

Otros registros esenciales de producción - tanto para productos “a partir de la hilaza” como productos sujetos a regla de origen “a partir de tela”, o incluso una regla de origen de simple transformación (donde sólo se requieren corte y costura dentro de la región) serían:

El listado de pasos de producción, Registros de corte (tales como boletas de corte o reportes diarios de corte), Registros de costura (tales como boletas de costura, registros diarios de costura, incluyendo registros de salarios de los empleados), Reportes de inspección en línea y final, y Registros relativos al acabado de productos, tales como limpieza, plancha y empaque.

Los importadores pueden solicitar tratamiento de TLC sólo si cuentan con un certificado de origen que establece que los productos califican para beneficios del TLC. Pueden preparar ese certificado ellos mismos, basados en el conocimiento de que el producto se está “originando” bajo las reglas del DR-CAFTA. Sin embargo, la mayoría de los importadores confiarán en una declaración escrita del fabricante o exportador, para establecer que tienen base razonable para creer que sus productos califican para obtener beneficios del TLC. No hay formulario preestablecido para un certificado de origen, pero como mínimo, deberá incluir:

Nombre de la persona que certifica (y posiblemente el título y afiliación), La descripción y clasificación de los productos acorde a las partidas arancelarias, Información que establece que los productos son originarios, o sea, identificación de los insumos originarios y pasos de producción basados en la regla de origen adecuada, y La fecha de certificación, o si se desea crear un certificado “cobertor” que cobra múltiples envíos durante un lapso de tiempo, la identificación de dicho período (hasta un año).

Debido a que CBP seguramente buscará verificar las solicitudes de DR-CAFTA - e incluso solicitudes de origen donde no se buscaron beneficios del TLC - por medio de visitas sorpresa a fábricas, los productores deben tener otros registros, organizados por envío o número de orden de compra, listos para enseñar. Además de todos los registros mencionados anteriormente, estos incluyen un perfil de la fábrica, indicando todo el equipo que hay en la fábrica y el plano de la fábrica, y los registros de empleo, incluyendo nóminas o planillas y tarjetas de tiempo. Los registros de pago a proveedores y del comprador de Estados Unidos también tendrán que presentarse. y pueden contar con que los oficiales de CBP darán poco tiempo a los gerentes de fábrica para que presenten todos los registros que prueban que un envío específico a Estados Unidos se produjo en dicha fábrica. Mientras se reúnen todos esos registros, es muy posible que los oficiales de CBP visiten la fábrica, para verificar el perfil informativo de la fábrica, para ver si el nivel de los trabajadores es acorde a los productos que importa Estados Unidos, y para ver si hay asuntos o actividades en las instalaciones que levantan “banderas rojas”. Cajas que muestren productos que llegan de lugares fuera de los países del tratado de libre comercio, o etiquetas de origen de un país de fuera de la región, seguro que levantarán sospechas.

Bajo el TLC, si el CBP determina que un exportador o fabricante no está cumpliendo con las reglas de Estados Unidos, no sólo necesariamente las reglas del DR-CAFTA, puede retener el envío al momento de la importación, y retener otros envíos textiles o de prendas de ese proveedor. Las solicitudes de beneficios del DR-CAFTA también podrían ser denegadas, no sólo para un envío específico, sino para todos los envíos de ese proveedor, hasta que el CBP esté convencido de que el proveedor cumple con las reglas de Estados Unidos.

El DR-CAFTA ofrece oportunidades enormes para incrementar el negocio dentro de la región y con Estados Unidos. Pero un registro deficiente podría socavar un negocio que cumple en todo lo demás.

La clave para ser un comerciante exitoso y confiable es contar con capacidades administrativas fuertes, así como trabajo de calidad.

With only days to go before the free trade agreement finally comes into force, ensuring that you have the necessary recordkeeping systems in place to back up any claims for free trade agreement (FTA) benefits is essential.

Armed by FTA provisions that allow significant access to factories and other export-related facilities, U.S. Customs and Border Protection (CBP) is poised to knock on factory doors to demonstrate that it is enforcing the rules of the agreement. As a consequence, manufacturers and exporters need to be prepared to satisfy both their customers, who as importers are counting on their vendors to have the documents proving that their shipments qualify for duty-free passage across borders, and enforcement-minded U.S. officials.

With a large variety of origin rules applicable to textile and apparel products, a first step is having a firm understanding of which rule applies to which product. Step two is having written and/or computerized records for each shipment that substantiate that each requirement was met. The DR-CAFTA expressly states that all such records must be retained for five years.

Most garments will be subject to a yarn-forward rule, meaning that all production steps from the point of yarn formation forward must occur within the seven participating FTA countries. Thus, for a cotton skirt, the documents necessary to prove that the origin rule was met would include paperwork from the yarn spinner showing where the yarn was produced. That could come in the form of purchase orders and invoices that include certifications from the supplier that the yarns were formed in the FTA region. Where the skirt-making factory purchased fabric that had to meet the yarn-forward rule, the fabric vendor should be required to provide a certification that the yarn was produced in the region, based upon its own records, as well as a document establishing the location of the fabric weaving or knitting - all in addition to the fabric purchase order and invoice.

Transportation documents showing the movement of these inputs to the point of further manufacture - such as the yarn to the knitting mill or the fabric mill to the cutting facility - are also “must have” records. Inventory and warehouse records documenting the receipt and use of the yarns and/or fabrics ar also worth retaining.

Other essential production records – for both yarn-forward products and for products that are subject to either a fabric-forward rule of origin or even a single transformation rule of origin (where only cutting and sewing within the region are required) would be:

The list of production steps, Cutting records (such as cutting tickets or daily cutting reports), Sewing records (such as sewing tickets, daily sewing records, including employee wage records), In-line and final inspection reports, and Records related to the finishing of the goods, such as cleaning, pressing, and packing.

Importers can make a claim for FTA treatment only if they have in their possession a certificate of origin establishing that the goods qualify for FTA benefits. They can prepare that certificate themselves, based upon the knowledge that a good is “originating” under DR-CAFTA rules. However, most importers will rely upon a written statement from the manufacturer or exporter to establish that they had a reasonable basis to believe that their goods qualify for FTA benefits. There is no prescribed form for a certificate of origin, but at a minimum it will have to include:

Name of the certifying person (and probably a title and affiliation), The Harmonized Tariff Schedule classification and description of the goods, Information establishing that the goods are originating, that is, identification of the originating inputs and production steps based upon the appropriate rule of origin, and The date of the certification, or if the intent is to create a “blanket” certificate covering multiple shipments during a period of time, identification of that period (up to one year)..

Because CBP is likely to seek to verify DR-CAFTA claims - and even origin claims where no FTA benefits were sought - through surprise visits to factories, producers should have other records organized by shipment or purchase order number and ready to present. In addition to all the records listed above, these include a factory profile, listing all of the equipment in the factory and the factory layout, and employment records, including wage or payroll records and timecards. Payment records to suppliers and from the U.S. buyer also need to be produced. Expect CBP officials to give factory managers only a short period of time to gather all the records to prove that a particular shipment to the U.S. was produced in that factory. While those records are being gathered, CBP officials will likely take a tour around the factory, to verify the factory profile information, to view whether the skill level of the workers matches the goods imported into the U.S., and to see whether there are any items or activities on the premises that raise “red flags.” Cartons showing goods arriving from locations outside the free trade agreement countries or origin labels bearing a country outside the region would likely raise suspicions.

Under the FTA, if CBP determines that an exporter or manufacturer is not complying with U.S. rules, not necessarily just DR-CAFTA rules; it can detain the shipment at the time of importation, and detain other textile or apparel shipments from that same supplier. Claims for DR-CAFTA benefits also could be denied, not just for a particular shipment, but for all shipments from that supplier, until CBP is satisfied that the supplier is in compliance with U.S. rules.

DR-CAFTA offers tremendous opportunities to expand business within the region and with the U.S. But poor recordkeeping could undermine an otherwise compliant business. The key to being a successful and reliable trader is having strong administrative skills as well as quality workmanship.