Si los registros no están situados dentro o cerca del lugar de manufactura, puede que usted quiera designar a una persona responsable en ambos lugares;

Revise la correspondencia de los clientes para conocer si el importador ha recibido preguntas de CBP respecto a cualquier embarque, ya que eso puede ayudarle a evaluar el potencial de una visita de verificación temprana de la CBP;

Revise los requisitos de DR-CAFTA que aplican a sus productos y toda la documentación que apoya los reclamos de preferencia que usted entregó a sus clientes en los Estados Unidos. Confirme que la documentación es a la vez exacta y razonable (si el reclamo sobre origen de una tela en especial parece extraño, puede provocar una visita de verificación);

Determine si tiene disponible toda la documentación necesaria que permita verificar el origen, si le pidieran algunos registros (por ejemplo, relacionados con materiales originales de los Estados Unidos) por parte del proveedor, confirme que podrá obtener los registros si fuese necesario;

Aprenda todo lo que pueda de las prácticas de sus proveedores. La CBP puede que ya sepa algo sobre los métodos comerciales de ellos que ponga en peligro su reclamo de origen: y

Para practicar, elija varias órdenes de producción al azar y realice la prueba de reunir toda la documentación necesaria para comprobar el reclamo de preferencia arancelaria de forma rápida y eficiente, incluyendo registros que mantienen los proveedores o que están en diferentes lugares. Si no puede hacerlo, es hora de evaluar la situación y poner al día sus procedimientos documentales.

Al recibir aviso de una visita de verificación

Si usted no ha organizado sus registros, le queda poco tiempo para corregir la situación, pero cierta preparación aún puede ayudarle durante la visita.

Si le contactan con anticipación, puede haber cierta flexibilidad en la fecha de la visita de verificación. Pero, si es posible, acepte la fecha propuesta, intentar retrasarla puede levantar sospechas.

Actúe rápido para determinar quién atenderá a los oficiales de la CBP. Asegure que esa persona conoce a fondo los requerimientos de DR-CAFTA, dónde están los registros, y las responsabilidades de proveedores y de quienes le dan servicio, tanto en los procesos de manufactura como en los registros;

Prepare a sus gerentes para responder preguntas que tienen que ver con sus áreas de responsabilidad. Durante una visita a la fábrica, los oficiales pueden hacer preguntas detalladas y contestar erróneamente puede dañar su credibilidad; y

Revise los registros relacionados con su producción DR-CAFTA y verifique su cumplimiento. Es posible que aún pueda llenar algunos vacíos.

Review the requirements for CAFTA that apply to your products and all the documentation supporting preference claims that you provided to your U.S. customers. Confirm that the documentation is both accurate and reasonable (if a claim for the origin of a particular material seems unusual that may trigger a verification visit);

Determine whether you have all of the documentation to support origin available, or whether you will be required to obtain any records (for example, regarding U.S. sourced materials) from a supplier, and reconfirm that you will be able to obtain the records if necessary;

Learn all you can of your suppliers’ practices. CBP may already know something of their business methods that puts your origin claims at risk; and

For practice, select several production orders at random and see if you can gather all the necessary documentation to support the preference claim quickly and efficiently, including records maintained by suppliers or in different locations. (If you cannot, it is time to assess the situation and update your documentation procedures.)

UPON RECEIVING NOTICE OF A VERIFICATION VISIT

If you have not organized your records you have little time to correct matters, but some preparation can still help you through the visit.

If you are contacted in advance, there may be some flexibility in the date of a verification visit. But, if possible, accept the proposed date. Attempting to delay may rouse suspicion;

Act quickly to determine who will interface with the CBP officers. Ensure that individual is fully knowledgeable about the requirements for CAFTA, the location of the records, and the responsibilities of suppliers and service providers both in the manufacturing process and as recordkeepers;

Prepare your managers for questions regarding their areas of responsibility. During a factory visit the officers may ask detailed technical questions and mistakes can hurt your credibility; and

Review the records relating to your CAFTA production and assess your compliance. You may still be able to close some gaps.